Algemene Voorwaarden

Deelnamereglement LenteFair en NazomerFair 2018

De bepalingen voor deelname aan de LC NazomerFair 2018 en DvhN LenteFair 2018  staan vastgelegd in onderstaand deelnamereglement.

Organisatie

De LenteFair en NazomerFair wordt georganiseerd door NDC events, onderdeel van NDC mediagroep BV (hierna te noemen: de organisatie).

De deelnemer

De deelnemer is degene die van de organisatie een online bevestiging betreffende plaats, data en gereserveerde m2 heeft ontvangen. Hierna te noemen: de deelnemer.

Plaats en tijd

NazomerFair: zaterdag 15 en zondag 16 september van 10.00 – 17.00 uur.

LenteFair: zaterdag 12 en zondag 13 mei van 10.00 – 17.00 uur.

De organisatie behoudt zich het recht voor om de vastgestelde data en openingstijden te wijzigen zonder dat de deelnemer recht heeft op schade-vergoeding. De overeenkomst van huur en verhuur blijft van kracht. De eventuele wijzigingen zullen schriftelijk aan de deelnemer worden doorgegeven. De deelnemer is verplicht tijdens openingsuren zelf of door middel van een plaatsvervanger aanwezig te zijn in zijn standruimte en deze toegankelijk te stellen voor het publiek. De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor opbouw, afbouw dan/wel inrichting binnen de daarvoor gestelde tijden en voorwaarden.

Inschrijving

Degene die het inschrijfformulier accordeert, wordt geacht hier namens het deelnemende bedrijf volledig bevoegd voor te zijn. De organisatie behoudt zich het recht voor een inschrijving te weigeren. Eveneens behoudt de organisatie zich het recht voor producten/goederen te verwijderen tijdens de NazomerFair en LenteFair, die niet zijn gecommuniceerd in bovengenoemd tekstvak. De organisatie heeft de bevoegdheid de haar ter beschikking staande standruimte aan deelnemers toe te wijzen. Met de wensen van de deelnemers wordt daarbij zoveel mogelijk rekening gehouden. De organisatie behoudt zich het recht voor om in uitzonderingsgevallen voor aanvang van de daadwerkelijke inrichting van de NazomerFair en de LenteFair de aan de deelnemer toegewezen stand te wijzigen zonder dat laatstgenoemde op enige wijze recht kan doen gelden op schadevergoeding.

De overeenkomst van huur en verhuur blijft dan van kracht.

Betalingsvoorwaarden

Betaling van de huur van standruimte en bijkomende kosten dient te geschieden binnen 21 dagen na factuurdatum. Bij aanmelding binnen 15 dagen voor aanvang van de fair dient het verschuldigde bedrag per ommegaande te worden overgemaakt. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelnemers die niet voldaan hebben aan hun betalingsverplichting de toegang tot de NazomerFair en de LenteFair te ontzeggen. Bij niet tijdige betaling is de deelnemer alle kosten van rechtsbijstand, de gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, waarbij de buitengerechtelijke kosten 15% over de verschuldigde geldsom bedragen, met een minimum van € 200,-. Tevens is op de vervaldatum de wettelijke rente verschuldigd.

Annulering door organisatie

Het is de organisatie voorbehouden om te besluiten de NazomerFair en de LenteFair geen doorgang te laten vinden. Dit geldt  zowel voortijdig als tussentijds. De overeenkomst van huur en verhuur wordt dan als vervallen beschouwd. De deelnemer kan geen aanspraak maken op schadevergoeding of vergoeding van de gemaakte kosten. Alleen gewichtige omstandigheden geven de organisatie het recht de NazomerFair en de LenteFair geen doorgang te laten vinden. Bij gedwongen afgelasting vindt geen restitutie van inschrijfgeld plaats.

Annulering door de deelnemer

Indien de deelnemer de overeenkomst wenst te annuleren dient dit schriftelijk per aangetekend schrijven plaats te vinden en is de organisatie gemachtigd zonder verdere ingebrekestelling hem een vergoeding in rekening te brengen volgens onderstaande percentages van het totaal overeengekomen standhuurbedrag:

– 30% van de standhuur bij annulering in de zesde tot en met de vierde maand voor de datum van de fair.

– 50% van de standhuur bij annulering in de derde tot en met de tweede maand voor de datum van de fair.

– 100% van de standhuur bij annulering in de laatste maand voor de datum van de fair.

Alle bedragen worden verhoogd met de wettelijk verschuldigde BTW.

Risico en aansprakelijkheid

Deelname aan de NazomerFair en de LenteFair is geheel voor eigen risico van de deelnemer. De deelnemer vrijwaart de organisatie tegenover iedere derde voor aanspraken op vergoeding van schade geleden ten gevolge van zijn deelname. De organisatie stelt zich niet verantwoordelijk voor vermissing van en schade aan goederen. De deelnemer is verplicht zorg te dragen voor een juiste verzekering voor aansprakelijkheid van derden en een verzekering tegen diefstal, brand en andere schade aan de geëxposeerde artikelen of andere eigendommen van de deelnemer tijdens de opbouw, de fairdagen en de afbouwperiode. De organisatie zorgt buiten de openingstijden voor bewaking zonder dat zij enige aansprakelijkheid voor diefstal, vernielingen of anderszins op zich neemt.

Opvolgen voorschriften

De deelnemer is verplicht de voorschriften en aanwijzingen van of namens de organisatie, brandweer, beveiliging of andere functionarissen, belast met het handhaven van orde en veiligheid, op te volgen.

Aanbod

Op de NazomerFair en de LenteFair kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld die naar het inzicht van de organisatie in overeenstemming zijn met het concept van de NazomerFair en de LenteFair. Aangeboden goederen door de deelnemer dienen niet af te wijken van de omschrijving  zoals benoemd in het inschrijfformulier.

Opbouw/afbouw

Informatie betreffende de aanrijdroutes en de plattegrond wordt minimaal 10 dagen voorafgaand aan de fair verspreid onder de deelnemers. Het is niet toegestaan om  zondag vóór 17.00 uur te beginnen met de ontruiming van kraam of pagode.

Het is de deelnemer niet toegestaan

de gehuurde ruimte geheel of gedeeltelijk aan derden te verhuren

reclamemateriaal aan te bieden buiten de door de deelnemer gehuurde standruimte

dranken en spijzen aan te bieden zonder nadrukkelijke toestemming van de organisatie

-zonder toestemming van de organisatie gebruik te maken van geluidsversterkende apparatuur. In algemene zin hinder te veroorzaken voor andere deelnemers of bezoekers.

De organisatie kan besluiten tot verwijdering van de deelnemer zonder enige aanspraak op schadevergoeding. Bij niet opvolgen van deze voorschriften en aanwijzingen kunnen op kosten van de deelnemer de noodzakelijk geachte voorzieningen worden getroffen.

De deelnemer is verantwoordelijk voor de afvoer van afval. De deelnemer is verplicht de door hem gehuurde ruimte in de oorspronkelijke staat achter te laten. NB: de ruimte dient geheel schoon opgeleverd te worden, hetgeen inhoudt dat afval geheel verwijderd dient te zijn. Bij in gebreke blijven zal dit op kosten van de deelnemer worden schoongemaakt. Indien de gehuurde ruimte niet tijdig  is ontruimd, is de organisatie gerechtigd in of bij de ruimten aanwezige materialen, goederen of emballage van de deelnemer te doen verwijderen en op kosten van de deelnemer op te slaan.

Indien de standruimte niet tijdig of niet conform de gemaakte afspraken door de deelnemer in gebruik wordt genomen, dan wel de kraam/pagode geheel of gedeeltelijk voortijdig wordt afgebroken, ontruimd of onbemand wordt achtergelaten, dan wel de deelnemer de huurprijs of enig aan kosten verschuldigd bedrag niet geheel of niet tijdig voldoet, is de organisatie gerechtigd te verklaren dat zij de huurovereenkomst als onmiddellijk ontbonden beschouwt.

Zij kan de standruimte opnieuw verhuren onder gehoudenheid van de deelnemer tot betaling van de schadevergoeding, gelijk aan het reeds verschuldigde bedrag van huur en eventueel bijkomende kosten, zonder dat voorafgaande ingebrekestellingen of rechtelijke tussenkomst nodig is en zonder dat de deelnemer enig recht kan doen op restitutie van huurpenningen of reeds betaalde kosten of vergoedingen van schade, in welke vorm of uit welke oorzaak die ook mocht zijn geleden.

 Brandweervoorschriften

  1. Alle brandbare materialen dienen brandvertragend te zijn geïmpregneerd.
  2. Het is niet toegestaan om gasflessen in een pagode te plaatsen.
  3. Open vuur, zoals kaarsen, is zonder toezicht niet toegestaan.
  4. Er mag geen stro of zeer brandbaar materiaal als bodemmateriaal in een pagode worden geplaatst.
  5. De exposant dient op eigen veiligheid te letten i.v.m. vluchtwegen.
  6. Standpresentaties, met name van machines en bewegende/hangende attributen, dienen altijd veilig voor het publiek en de omgeving te worden opgesteld.
  7. Er mogen geen veranderingen dan wel aanpassingen worden gedaan aan de reeds aangelegde bekabelingen/bedradingen.
  8. De ruimte achter de kramen en tenten mag niet gebruikt worden voor opslag en afval.
  9. Auto’s dienen tijdens de fair van het fairterrein te worden verwijderd.